---
title: Quản lý liên hệ và tài khoản
info: "Tạo và quản lý hồ sơ Người và Công ty để xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn."
image: /images/user-guide/home/contact-and-account-management.png
sectionInfo: "Các tính năng CRM cần thiết để quản lý khách hàng tiềm năng, bán hàng và khách hàng"
---

<Frame>
  <img src="/images/user-guide/home/contact-and-account-management.png" alt="Header" />
</Frame>

## Nhập dữ liệu vào CRM của bạn

Khi bạn bắt đầu sử dụng Twenty, bạn sẽ muốn đưa danh bạ và công ty của mình vào hệ thống. Có nhiều cách để nhập dữ liệu vào CRM tùy thuộc vào quy trình làm việc và nguồn dữ liệu của bạn.

### Nhập thủ công

Cách tiếp cận đơn giản nhất là thêm hồ sơ trực tiếp qua giao diện Twenty. Đi đến phần `Người` và nhấp vào nút `+` để thêm một liên hệ mới. Điền tên, email, điện thoại của họ và liên kết họ với công ty của họ. Đối với công ty, hãy chuyển đến phần `Công ty` và thêm chi tiết tổ chức: tên công ty, tên miền, ngành và quy mô.

Trường tên miền đặc biệt quan trọng cho việc nhận dạng công ty, và trường email là cần thiết cho việc nhận dạng người.

### Nhập CSV

Khi bạn có dữ liệu hiện có từ bảng tính hoặc các hệ thống khác, nhập CSV là lựa chọn nhanh nhất. Bạn có thể chuẩn bị dữ liệu của mình trong Excel hoặc Google Sheets, sau đó tải nó lên một lượt. Điều này đặc biệt hữu ích khi di chuyển từ CRM khác hoặc khi ai đó đã theo dõi danh bạ trong bảng tính. Hướng dẫn [Nhập/Xuất dữ liệu](/l/vi/user-guide/getting-started/import-export-data) của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình này.

### Thu thập dữ liệu tự động

Đối với việc tạo khách hàng tiềm năng đang diễn ra, bạn có thể thiết lập quy trình tự động để đưa dữ liệu trực tiếp vào Twenty:

**Biểu mẫu website**: Khi ai đó điền vào biểu mẫu trên trang web của bạn, bạn có thể cấu hình để tự động gửi thông tin đó đến Twenty. Việc nộp biểu mẫu kích hoạt webhook kích hoạt quy trình trong Twenty, tạo bản ghi liên hệ mới mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào.

**Tích hợp với các hệ thống khác**: Nếu bạn sử dụng các công cụ kinh doanh khác, bạn có thể kết nối chúng với Twenty bằng các cuộc gọi API và quy trình. Điều này cho phép bạn đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống tự động: ví dụ, đưa vào khách hàng mới từ hệ thống thanh toán của bạn hoặc từ nền tảng tiếp thị của bạn.

Để biết thêm về việc thiết lập các luồng dữ liệu tự động này, hãy xem phần [Quy trình](/l/vi/user-guide/workflows/getting-started-workflows) của chúng tôi.

### Đồng bộ hóa email và lịch

Khi bạn kết nối hộp thư và lịch vào Twenty, hệ thống có thể tự động tạo các hồ sơ Người và Công ty cho những người bạn email hoặc gặp mặt. Nếu bạn gửi email cho ai đó chưa có trong CRM của bạn, Twenty có thể tạo một bản ghi mới cho họ. Điều tương tự cũng xảy ra khi bạn lên lịch cuộc họp với các liên hệ mới thông qua lịch của bạn.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm bán hàng và phát triển kinh doanh luôn gặp gỡ người mới. Thay vì thêm mỗi liên hệ mới thủ công, Twenty sẽ tự động ghi lại họ khi bạn giao tiếp. Tìm hiểu cách thiết lập điều này trong hướng dẫn [Email và Lịch](/l/vi/user-guide/collaboration/emails-and-calendars) của chúng tôi.

### Giảm bớt công việc thủ công

Ngay cả khi thêm dữ liệu thủ công, bạn có thể sử dụng quy trình để đơn giản hóa quá trình. Ví dụ, bạn có thể thiết lập tự động hóa để chỉ định liên hệ mới cho các thành viên trong nhóm dựa trên vị trí của họ, hoặc sẽ tạo tự động các nhiệm vụ theo dõi khi một số loại liên hệ được thêm vào.

## Tổ chức danh bạ của bạn

### Giữ dữ liệu riêng biệt và sạch sẽ

Twenty tự động áp dụng tính độc nhất để giữ dữ liệu của bạn có tổ chức. Email của mỗi người phục vụ như một nhận dạng duy nhất: bạn không thể có hai người có cùng email. Tương tự, các tên miền công ty là duy nhất, vì vậy bạn sẽ không vô tình tạo các công ty trùng lặp.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần các trường khác để là duy nhất (như số điện thoại hoặc mã tham chiếu), bạn có thể thiết lập điều này trong mô hình dữ liệu của bạn. Hãy đến phần [Mô hình dữ liệu](/l/vi/user-guide/data-model/customize-your-data-model) của chúng tôi để tìm hiểu cách thiết lập các ràng buộc duy nhất bổ sung cho nhu cầu cụ thể của bạn.

### Xử lý các bản ghi trùng lặp

Đôi khi bạn sẽ kết thúc với các bản ghi trùng lặp. Twenty có tính năng hợp nhất cho cả Người và Công ty: bạn có thể kết hợp các bản ghi trùng lặp để giữ cho cơ sở dữ liệu của bạn sạch sẽ mà không mất thông tin nào.

Để hợp nhất các bản ghi, chọn 2 bản ghi, mở menu lệnh `Cmd+K` trên Mac, `Ctrl+K` trên Windows và nhấp vào `Merge Records`.

### Tạo hệ thống công ty phân cấp

Nếu bạn làm việc với các tổ chức lớn có các công ty con hoặc nhiều phòng ban, bạn có thể tạo mối quan hệ giữa các công ty. Thiết lập các trường quan hệ giữa các hồ sơ Công ty để vẽ các kết nối này. Điều này giúp bạn hiểu rõ toàn bộ cấu trúc tổ chức mà bạn đang xử lý.

### Tùy chỉnh chế độ xem của bạn

Các thành viên trong nhóm khác nhau có thể cần nhìn thấy thông tin khác nhau. Bạn có thể tạo ra các chế độ xem tùy chỉnh hiển thị các cột khác nhau cho các mục đích khác nhau: có thể đội ngũ bán hàng của bạn cần thấy giai đoạn giao dịch trong khi đội ngũ hỗ trợ của bạn chỉ cần tập trung vào thông tin chi tiết liên hệ. Tìm hiểu thêm về điều này trong bài viết [Quản lý Chế độ xem](/l/vi/user-guide/crm-essentials/view-management) của chúng tôi.

## Làm việc với bản ghi

### Những gì bạn sẽ tìm thấy trong mỗi bản ghi

Khi bạn mở hồ sơ Người hoặc Công ty, bạn sẽ thấy tất cả thông tin của họ được tổ chức theo các tab:

- **Các trường**: Thông tin cơ bản như tên, email, điện thoại và bất kỳ trường tùy chỉnh nào mà bạn đã thêm vào
- **Quan hệ**: Hiển thị các kết nối giữa bản ghi này và các bản ghi từ các đối tượng khác
- **Dòng thời gian**: Xem theo thứ tự thời gian của tất cả các tương tác và cập nhật đối với bản ghi này
- **Nhiệm vụ**: Bất kỳ nhiệm vụ theo dõi nào liên quan đến liên hệ này
- **Ghi chú**: Ghi chú và nhận xét của nhóm về người hoặc công ty này
- **Tệp**: Tài liệu và tệp đính kèm liên quan đến bản ghi này
- **Email**: Chuỗi email với liên hệ này (khi nhóm của bạn đã kết nối hộp thư của họ)
- **Lịch**: Cuộc họp và các cuộc hẹn với liên hệ này

Các tab Email và Lịch đặc biệt mạnh mẽ: chúng tự động hiển thị tất cả các trao đổi email và cuộc họp mà bất kỳ ai trong nhóm của bạn đã có với liên hệ này, miễn là họ đã kết nối hộp thư của mình với Twenty. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách thiết lập điều này trong hướng dẫn [Email và Lịch](/l/vi/user-guide/collaboration/emails-and-calendars) của chúng tôi.

### Thêm các trường bạn cần

Các trường tiêu chuẩn có thể không nắm bắt được mọi thứ quan trọng cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin: như các phân khúc khách hàng, nguồn giới thiệu hoặc dữ liệu cụ thể của ngành: bạn có thể thêm các trường tùy chỉnh hoặc chỉnh sửa những trường hiện có. Hãy đến phần [Mô hình dữ liệu](/l/vi/user-guide/data-model/customize-your-data-model) của chúng tôi để tìm hiểu cách tùy chỉnh cài đặt của bạn.

## Managing deleted records

When you delete a record in Twenty, it's not gone forever. Các bản ghi được "xóa mềm", có nghĩa là chúng bị ẩn nhưng có thể được khôi phục nếu cần.

To access deleted records, open the command menu `Cmd+K` on Mac, `Ctrl+K` on Windows, then click `See deleted records`. Từ đó, bạn có thể khôi phục các bản ghi hoặc xóa chúng vĩnh viễn nếu bạn chắc chắn rằng không cần đến chúng.

Lưới an toàn này cho phép bạn dọn dẹp cơ sở dữ liệu của mình mà không lo bị mất thông tin quan trọng.
